¿Qué es Data Room?
Un data room, también conocido como due diligence room, es una plataforma segura utilizada para almacenar y compartir diversos documentos corporativos, como cuentas financieras, contratos y documentos legales.
¿Cuándo es necesario un Data Room?
Cuando se realiza un estudio exhaustivo de una empresa u organización antes de una transacción importante, como una ronda de financiación, una fusión, una adquisición o una oferta pública inicial (IPO), se suele utilizar una data room.
La data room ofrece un espacio único en el que las partes interesadas, como posibles compradores o inversores, pueden acceder a los documentos relativos a la transacción y evaluarlos.
Anteriormente, para transmitir información a otra parte interesada, se iba en persona a la sede de la empresa o a las oficinas de abogados a revisar los documentos. Pero hay varios problemas con las data rooms físicas:
- Buscar y revisar los documentos puede ser muy difícil y llevar mucho tiempo
- Normalmente solo una persona o equipo puede revisar los datos a la vez, por lo que diferentes potenciales inversores, o incluso especialistas del mismo equipo tiene que esperar para revisar la información
- Mover al equipo encargado de la due diligence a la localización de la data room puede ser muy costoso, ya que suelen durar varios meses.
Data Room Virtual
Por estos motivos comentados y varios motivos más, prácticamente todas las data rooms ahora son virtuales. No obstante, al no poder contar con ningún vigilante que controle el acceso, la seguridad virtual es tomada muy en serio.
Para garantizar que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a los documentos, las salas de datos suelen estar protegidas por contraseña y pueden incluir otros elementos de seguridad, como la autenticación de dos factores. También es crucial que contenga el tipo y la cantidad de información adecuados. Demasiada poca información impide que se complete la due diligence, lo que da lugar a muchas más consultas y solicitudes de información, mientras que demasiada información puede llegar a confundir al comprador.
¿Cuándo debe prepararse la data room?
Una vez elegidos los inversores o compradores adecuados, acordadas las condiciones en una carta de intenciones y, lo que es más importante, una vez que todos hayan firmado un acuerdo de confidencialidad (NDA), se debe crear la data room.
¿Qué debo esperar de una DD?
El propósito de la due diligence es evaluar la compañía que se está considerando comprar/invertir, analizando todo tipo de información que tenga relación con la transacción con tal de tomar una decisión informada.
Hay muchos aspectos diferentes de una empresa que pueden examinarse durante el proceso de due diligence, incluidos los resultados financieros, el cumplimiento legal y reglamentario, la propiedad intelectual y las operaciones y la gestión de la empresa. Las áreas específicas de atención dependerán de la naturaleza de la transacción y de las necesidades y preocupaciones específicas del inversor o adquirente.
También cabe esperar que se hagan preguntas y proporcionar información adicional y aclaraciones cuando sea necesario. El proceso de due diligence puede llevar mucho tiempo y requerir un esfuerzo considerable por ambos bandos, pero es una parte importante del proceso de transacción y está diseñado para ayudar a garantizar que ambas partes estén plenamente informadas y puedan tomar decisiones con conocimiento de causa.
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